Servizi / processi

Digitalizzazione aziendale che unisce carta ed Excel in un solo sistema

Carta, fogli di calcolo e ricopiature tra strumenti costano ore ogni settimana. Digitalizzare significa portare la procedura in un sistema che tiene il registro da solo.

Iniziamo con una sola procedura
I programmi esistenti di norma non vanno cambiati
Il risparmio si misura
Inviate una richiesta →Guardate anche l'automazione
Digitalizzazione aziendale: da carta ed Excel a un solo sistema
90 oredi lavoro manuale in meno al mese per un solo cliente
11 annidi esperienza sul web
4certificazioni del team
5,0valutazione media su Google e Primerjam.si

Si fidano di noi aziende in Slovenia, nell'UE, negli Stati Uniti e negli Emirati Arabi

Guarda i lavori →

Caso · dalle ricopiature a un solo sistema

Agenzia: 90 ore al mese se ne andavano in ricopiature tra sistemi

  1. Punto di partenza

    Ogni settimana i dati venivano ricopiati a mano tra i sistemi, perché nessuno parlava con l'altro. In totale circa 90 ore al mese.

  2. Cosa abbiamo fatto

    Censito le attività, collegato i sistemi e automatizzato il passaggio dei dati. La persona resta sulle conferme e sulle eccezioni.

  3. Risultato

    Stesse persone, stesso volume di lavoro, le ricopiature non ci sono più. Il risparmio viene dal censimento delle attività prima e dopo l'intervento, non da una stima.

90 oredi lavoro manuale in meno al mese
le stessepersone nel team
le stessevolume di lavoro
0di ricopiature manuali tra i sistemi

La digitalizzazione è iniziata con il censimento, non con lo strumento. Leggete il caso →

Le ore che nessuno somma

Quattro frasi che sentiamo quasi ogni settimana

Nessuno chiama perché desidera la digitalizzazione. Chiama perché qualcosa ogni settimana prende ore che nessuno somma.

01

Ricopiamo lo stesso lavoro ogni settimana

Ordini, report e dati li trasferiamo a mano tra i sistemi. Quelle ore le paghiamo noi, e gli errori vengono in omaggio.

02

È tutto in un foglio che conosce una sola persona

Quando quella persona è in ferie, si ferma tutto. Non è un sistema, è un rischio con nome e cognome.

03

La carta non entra mai nel sistema

Ordini e consensi sono su carta. Nessuno vede lo stato finché qualcuno non chiede.

04

Il report lo facciamo a mano, quindi arriva tardi

Se un report richiede mezza giornata, nasce una volta al mese. Decidiamo su un dato vecchio.

Se riconoscete una di queste frasi, la affrontiamo nella call conoscitiva: 15 minuti, senza impegno.

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Dove si perdono le ore

  • Ricopiaturedall'email al foglio di calcolo
  • Ricerca di documentiperché ognuno archivia a modo suo
  • Domande ai colleghiperché il dato non è in un unico posto
  • Report manualila stessa tabella ogni mese

Come mettiamo in ordine la procedura

Digitalizzare significa prima portare il processo in un sistema, poi automatizzare dove conviene

Digitalizzazione e automazione dei processi non sono la stessa cosa, e l'ordine non è indifferente. Digitalizzare significa che l'attività entra in un sistema. Automatizzare significa che poi gira senza una persona. Automatizzare una procedura che nessuno ha prima messo in ordine significa solo ripetere più in fretta lo stesso errore.

Censimento del processo così come gira davvero
Moduli al posto di carta ed email
Un unico registro al posto di più fogli di calcolo
Collegamento con il gestionale
Prenotazioni, ordini e pagamenti in un unico flusso
Documenti in un unico posto, con diritti di accesso
Un report che nasce da solo
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Dove se ne vanno le ore

I quattro punti dove si perde tempo

Ricopiature tra strumenti

Lo stesso dato va nell'email, nel foglio di calcolo e poi anche nel programma. Un dato inserito tre volte si sbaglia due volte.

La carta che non entra mai nel sistema

Un ordine, una bolla o un consenso su carta significa che nessuno può vedere lo stato finché qualcuno non chiede.

Fogli di calcolo che conosce una sola persona

Quando quella persona è in ferie, si ferma tutto. Non è un sistema, è un rischio con nome e cognome.

Report che nascono a mano

Se un report richiede mezza giornata, nasce una volta al mese. Le decisioni si prendono allora su un dato vecchio.

Cosa abbiamo già fatto

Tre processi che girano da soli

Ognuno di questi prima era manuale. Dove un numero non ce l'abbiamo, non lo inventiamo, quindi qui ci sono solo quelli che si possono mostrare.

Automazione dei processi

Un'agenzia senza ricopiature

Un'attività manuale che si ripeteva ogni settimana l'abbiamo portata in un sistema.

90 oredi lavoro manuale in meno al mese, stesse persone e stesso volumeLeggete il caso →Ristorazione · prenotazioni

Pod Slavnikom

Prenotazioni, pagamenti e buoni prima giravano ognuno per sé. Ora l'ospite fa tutto in un unico posto.

3 in 1prenotazione, pagamento e buono in un unico flussoLeggete il caso →Assistenza clienti · AI

V.I.T.A.

Il chatbot si prende le domande ripetitive, al team arrivano solo quelle che deve risolvere una persona.

24/7risposte alle domande frequenti anche fuori dall'orario di lavoroLeggete il caso →
Inviate una richiesta →

Perché l'ordine non è indifferente

Cosa la digitalizzazione non risolve

Si vende come una magia che cambia l'azienda da un giorno all'altro. Noi diciamo anche i limiti, perché altrimenti li scoprireste da soli, dopo aver pagato.

Dal censimento al sistema

Quattro passi dal censimento a un risparmio misurabile

  1. 1

    Censimento del processo

    Ci sediamo con chi fa davvero il lavoro e censiamo la procedura così com'è, non come dovrebbe essere.

  2. 2

    Scelta del primo

    Scegliamo una procedura dove il risparmio si vede più in fretta. Non tutte insieme.

  3. 3

    Realizzazione e test

    Impostiamo il sistema, lo proviamo nell'uso reale e correggiamo ciò che si inceppa.

  4. 4

    Misurazione e il prossimo

    Misuriamo quante ore sono sparite. Solo quando il primo gira e il risparmio si vede, passiamo al successivo.

Il preventivo dettagliato arriva lo stesso giorno o al più tardi il giorno dopo la call conoscitiva.

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Dalla carta al sistema

  1. Censimento del lavorocosa si fa davvero a mano
  2. Messa in ordine della proceduraprima che entri nel programma
  3. Impostazioneil sistema si prende il registro
  4. Misurazionequante ore sono rimaste

Perché Aithena

Cinque motivi per cui digitalizzare non è comprare un programma

La maggior parte delle digitalizzazioni fallisce perché si compra lo strumento prima di sapere cosa deve risolvere.

01

Partiamo dal processo, non dal programma.

Prima censiamo come gira oggi il lavoro e dove si ferma. Solo dopo decidiamo cosa impostare. Un programma che risolve il problema sbagliato è il modo più caro per lasciare tutto com'era.

02

Introduciamo per passi, non con un unico cambio.

L'azienda nel frattempo deve lavorare. Quindi un processo alla volta, con la possibilità di tornare indietro se si inceppa, e con le persone che imparano man mano.

03

90 ore al mese sono misurate.

Per un cliente con la digitalizzazione e l'automazione dei processi abbiamo risparmiato circa 90 ore al mese. Il numero viene dal censimento prima e dopo l'intervento.

04

Tutto resta con un solo interlocutore.

Sito, negozio, automazioni e strumenti nello stesso team. Quando si inceppa nel passaggio tra loro, non c'è discussione su chi sia la colpa.

05

Vi diciamo quando la risposta è più piccola del previsto.

A volte non vi serve un sistema, ma due automazioni e una tabella. Anche questo lo diciamo prima del preventivo.

Nella call conoscitiva guardiamo dove il lavoro da voi si inceppa di più e vi diciamo se la soluzione è un processo, uno strumento o entrambi.

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Il workshop è stato condotto in modo professionale dall'inizio alla fine e Aithena ha mantenuto tutto ciò che aveva promesso.
Romana KraljTOPLUX

Cosa ricevete

Alla fine dati e procedure sono collegati.

Carta, fogli di calcolo e moduli si spostano in un sistema che usa il team, non una sola persona.

01

Subito

Censimento delle procedure esistenti

Guardiamo dove nascono i dati e chi li ricopia.

02

Durante il lavoro

Moduli e database al posto dei fogli di calcolo

Impostiamo inserimento, permessi e una panoramica che sostituisce il coordinamento manuale.

03

Alla consegna

Dati subito utilizzabili

I report nascono man mano, e le conoscenze non dipendono più da una sola persona.

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Per chi è

Diciamo anche quando non conviene

Preferiamo dirvi apertamente quando un servizio non fa per voi, piuttosto che farvi spendere soldi in qualcosa che non funzionerà.

Fa per voi

Conviene se

  • tenete i dati su carta e nei fogli di calcolo
  • componete i report a mano, quindi arrivano tardi
  • le conoscenze sono nella testa di una sola persona

Non è il momento

Aspettiamo se

  • le procedure cambiano ancora di settimana in settimana
  • il team non è pronto a cambiare modo di lavorare
  • il programma esistente lo permette già, solo che non si usa

Domande frequenti

Risposte brevi e chiare

Le risposte alle domande che sentiamo più spesso prima di iniziare a lavorare insieme.

La vostra domanda non c'è?

Prenotate una call →+386 70 743 718info@aithena.co

Il trasferimento delle attività che oggi fate a mano, su carta o nei fogli di calcolo, in un sistema che gestisce i dati da solo. Una volta che il processo è in un sistema si può anche automatizzare; senza questo passaggio no.

Digitalizzare significa che l'attività entra in un sistema. Automatizzare significa che poi gira senza una persona. L'ordine è importante: automatizzare una procedura manuale che nessuno ha prima messo in ordine significa solo ripetere più in fretta l'errore.

Dipende da quanti processi includiamo. Una singola procedura, per esempio la gestione delle richieste o l'emissione delle fatture, è di norma questione di giorni. L'intera attività aziendale è questione di mesi e la facciamo per parti, non tutta insieme.

Di norma no. Prima guardiamo cosa avete già e se si può collegare. Proponiamo la sostituzione solo quando il programma esistente non consente il collegamento o vi ostacola davvero.

No. Dai clienti dove abbiamo risparmiato di più, il lavoro è rimasto alle stesse persone; sono sparite le ricopiature. In un'automazione questo ha significato 90 ore al mese di lavoro manuale in meno a parità di volume e di team.

La descrizione della procedura che vi pesa di più e l'accesso agli strumenti che usate per gestirla. Iniziamo da una, non da tutte, perché così si vede prima se conviene continuare.

Dal censimento di come gira oggi il lavoro e dove si ferma. Solo dopo decidiamo cosa impostare. Un programma che risolve il problema sbagliato è il modo più caro per lasciare tutto com'era.

No. Introduciamo per passi, un processo alla volta, con la possibilità di tornare indietro se si inceppa, e con le persone che imparano man mano.

Dipende dal numero di processi e di strumenti da collegare, quindi il prezzo lo decide sempre il censimento. Il lavoro si fattura su preventivo o a una tariffa oraria di 35 euro. I prezzi indicativi di tutti i servizi sono nel listino prezzi.

Dal nostro blog

Dove la digitalizzazione mostra prima l'effetto

Automazione

Come l'AI cambia le piccole imprese

Sette modi pratici in cui l'intelligenza artificiale accorcia il lavoro manuale.

Leggete →

Prenotate una call

Diteci a che punto siete e fissiamo una call

La call conoscitiva dura circa quindici minuti. Guardiamo la vostra situazione e vi diciamo cosa ha senso fare per primo.

Ricevete un preventivo dettagliato lo stesso giorno o al più tardi il giorno dopo la call, non una settimana dopo con numeri diversi. Se riteniamo che il servizio non vi convenga, ve lo diciamo prima del preventivo.

  • Rispondiamo tutti i giorni dalle 9:00 alle 21:00
  • Nessun vincolo e nessun abbonamento per parlarci
  • Se non possiamo aiutarvi, ve lo diciamo subito

Preferite chiamare? +386 70 743 718, WhatsApp oppure info@aithena.co

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