Storitve / procesi

Digitalizacija poslovanja, ki papir in Excel poveže v en sistem

Papir, preglednice in prepisovanje med orodji stanejo ure vsak teden. Digitalizacija pomeni, da postopek pride v sistem, ki evidenco vodi sam.

Začnemo z enim postopkom
Obstoječih programov praviloma ni treba menjati
Prihranek se izmeri
Pošljite povpraševanje →Poglejte še avtomatizacijo
Digitalizacija poslovanja: iz papirja in Excela v en sistem
90 urmanj ročnega dela na mesec pri eni stranki
11 letizkušenj s spletom
4certifikati ekipe
5,0ocena na Googlu in Primerjam.si

Zaupajo nam podjetja iz Slovenije, drugih evropskih držav, ZDA in Združenih arabskih emiratov

Poglejte reference →

Primer · od prepisovanja do enega sistema

Agencija: 90 ur na mesec je šlo za prepisovanje med sistemi

  1. Izhodišče

    Podatke so vsak teden ročno prepisovali med sistemi, ker se noben ni pogovarjal z drugim. Skupaj približno 90 ur na mesec.

  2. Kaj smo naredili

    Popisali opravila, povezali sisteme in prenos podatkov avtomatizirali. Človek ostane pri potrditvah in izjemah.

  3. Rezultat

    Isti ljudje, isti obseg dela, prepisovanja ni več. Prihranek je iz popisa opravil pred posegom in po njem, ne iz ocene.

90 urmanj ročnega dela na mesec
istiljudje v ekipi
istiobseg dela
0ročnega prepisovanja med sistemi

Digitalizacija se je začela s popisom, ne z orodjem. Preberite primer →

Ure, ki jih nihče ne prišteje

Štiri stavke, ki jih slišimo skoraj vsak teden

Nihče ne pokliče, ker bi si želel digitalizacije. Pokliče, ker nekaj vsak teden vzame ure, ki jih nihče ne prišteje.

01

Isto delo prepisujemo vsak teden

Naročila, poročila in podatke ročno prenašamo med sistemi. Te ure plačamo mi, napake pa pridejo zraven.

02

Vse je v preglednici, ki jo pozna en človek

Ko je ta človek na dopustu, se ustavi. To ni sistem, to je tveganje z imenom in priimkom.

03

Papir nikoli ne pride v sistem

Naročilnice in soglasja so na papirju. Nihče ne vidi stanja, dokler nekdo ne vpraša.

04

Poročilo delamo ročno, zato pozno

Če poročilo vzame pol dneva, nastane enkrat na mesec. Odločamo se na zastarelem podatku.

Če katerega od teh stavkov poznate, na uvodnem klicu v 15 minutah pogledamo, kje je verjetni vzrok in kaj bi naredili najprej. Klic vas ne zavezuje.

Pošljite povpraševanje →

Kje se izgubljajo ure

  • Prepisovanjeiz e-pošte v preglednico
  • Iskanje dokumentovker vsak hrani po svoje
  • Vprašanja sodelavcemker podatka ni na enem mestu
  • Ročna poročilaista tabela vsak mesec

Kako uredimo postopek

Digitalizacija poslovanja pomeni najprej urediti proces v sistem, nato avtomatizirati, kjer se splača

Digitalizacija in avtomatizacija poslovanja nista isto in vrstni red ni vseeno. Digitalizacija pomeni, da opravilo sploh pride v sistem. Avtomatizacija pomeni, da potem teče brez človeka. Avtomatizirati postopek, ki ga nihče ni prej uredil, pomeni le hitreje ponavljati isto napako.

Popis procesa, kot dejansko teče
Obrazci namesto papirja in e-pošte
Ena evidenca namesto več preglednic
Povezava z računovodskim programom
Rezervacije, naročila in plačila v enem toku
Dokumenti na enem mestu, s pravicami dostopa
Poročilo, ki nastane samo
Pošljite povpraševanje →

Kje odtekajo ure

Štiri mesta, kjer se izgublja čas

Prepisovanje med orodji

Isti podatek gre v e-pošto, v preglednico in nato še v program. Trikrat vnesen podatek se dvakrat zmoti.

Papir, ki nikoli ne pride v sistem

Naročilnica, dobavnica ali soglasje na papirju pomeni, da nihče ne more videti stanja, dokler nekdo ne vpraša.

Preglednice, ki jih pozna en človek

Ko gre ta človek na dopust, se delo ustavi. To ni sistem, to je tveganje z imenom in priimkom.

Poročila, ki nastanejo ročno

Če poročilo vzame pol dneva, nastane enkrat na mesec. Odločitve se takrat sprejemajo na zastarelem podatku.

Kaj smo že naredili

Trije procesi, ki tečejo sami

Vsak od teh je bil prej ročen. Kjer številke nimamo, si je ne izmislimo, zato so tu samo tiste, ki jih je mogoče pokazati.

Avtomatizacija procesov

Agencija brez prepisovanja

Eno ročno opravilo, ki se je ponavljalo vsak teden, smo prenesli v sistem.

90 urmanj ročnega dela na mesec, isti ljudje in isti obsegOglejte si primer →Gostinstvo · rezervacije

Pod Slavnikom

Rezervacije, plačila in boni so prej tekli vsak zase. Zdaj gost opravi vse na enem mestu.

3 v 1rezervacija, plačilo in bon v enem tokuOglejte si primer →Podpora strankam · AI

V.I.T.A.

Klepetalnik prevzame ponavljajoča se vprašanja, ekipa dobi le tista, ki jih mora rešiti človek.

24/7odgovor na pogosta vprašanja tudi izven delovnega časaOglejte si primer →
Pošljite povpraševanje →

Zakaj vrstni red ni vseeno

Česa digitalizacija ne reši

Prodaja se kot čarovnija, ki podjetje spremeni čez noč. Povemo tudi meje, ker jih boste sicer odkrili sami, potem ko boste plačali.

Od popisa do sistema

Štirje koraki od popisa do merljivega prihranka

  1. 1

    Popis procesa

    Sedemo k tistemu, ki delo dejansko opravlja, in popišemo postopek tak, kot je, ne tak, kot bi moral biti.

  2. 2

    Izbira prvega

    Izberemo en postopek, kjer je prihranek najhitreje viden. Ne vseh naenkrat.

  3. 3

    Izvedba in preizkus

    Postavimo sistem, ga preizkusimo v resnični rabi in popravimo, kar se zatakne.

  4. 4

    Meritev in naslednji

    Izmerimo, koliko ur je odpadlo. Šele ko prvi teče in je prihranek viden, se lotimo naslednjega.

Ponudbo po postavkah prejmete isti ali najkasneje naslednji dan po uvodnem klicu.

Pošljite povpraševanje →

Od papirja do sistema

  1. Popis delakaj se v resnici dela ročno
  2. Ureditev postopkapreden gre v program
  3. Postavitevsistem prevzame evidenco
  4. Merjenjekoliko ur je ostalo

Zakaj prav mi

Pet razlogov, zakaj digitalizacija ni nakup programa

Večina digitalizacij propade zato, ker se kupi orodje, preden se ve, kaj naj reši.

01

Začnemo pri procesu, ne pri programu.

Najprej popišemo, kako danes teče delo in kje se ustavlja. Šele nato se odločimo, kaj je treba postaviti. Program, ki reši napačen problem, je najdražji način, da ostane vse po starem.

02

Uvajamo po korakih, ne z enim preklopom.

Podjetje mora medtem delati. Zato gre en proces naenkrat, s povratkom nazaj, če se zatakne, in z ljudmi, ki se naučijo sproti.

03

90 ur na mesec je izmerjeno.

Pri eni stranki smo z digitalizacijo in avtomatizacijo procesov prihranili približno 90 ur mesečno. Številka izhaja iz popisa pred posegom in po njem.

04

Vse ostane pri enem sogovorniku.

Stran, trgovina, avtomatizacije in orodja pri isti ekipi. Ko se zatakne na prehodu med njimi, ni razprave o tem, kdo je kriv.

05

Povemo, kadar je odgovor manjši od pričakovanega.

Včasih ne potrebujete sistema, ampak dve avtomatizaciji in eno tabelo. Tudi to povemo pred ponudbo.

Na uvodnem klicu pogledamo, kje se delo pri vas najbolj zatika, in povemo, ali je rešitev proces, orodje ali oboje.

Pošljite povpraševanje →
Delavnica je bila izpeljana strokovno od začetka do konca in Aithena je izpolnila vse obljubljeno.
Romana KraljTOPLUX

Kaj dobite, ko naročite

Po naročilu so podatki in postopki povezani

Papir, preglednice in obrazci se selijo v sistem, ki ga uporablja ekipa, ne le en človek.

01

Takoj

Popis obstoječih postopkov

Pogledamo, kje nastajajo podatki in kdo jih prepisuje.

02

Med izvedbo

Obrazci in baza namesto preglednic

Postavimo vnos, pravice in pregled, ki nadomesti ročno usklajevanje.

03

Ob zaključku

Podatki, ki so takoj uporabni

Poročila nastanejo sproti, znanje pa ni več odvisno od enega človeka.

Pošljite povpraševanje →

Komu je namenjeno

Povejmo tudi, kdaj se ne splača

Raje odkrito povemo, kdaj storitev za vas ni prava, kot da porabite denar za nekaj, kar ne bo delovalo.

Primerno za vas

Splača se, če

  • podatke vodite na papirju in v preglednicah
  • poročila sestavljate ročno, zato pridejo pozno
  • znanje je v glavi enega človeka

Ni pravi trenutek

Počakajmo, če

  • postopki se še spreminjajo iz tedna v teden
  • ekipa ni pripravljena na spremembo načina dela
  • obstoječi program to že omogoča, le uporablja se ne

Pogosta vprašanja

Kratki in jasni odgovori

Odgovori na vprašanja, ki jih najpogosteje slišimo pred začetkom sodelovanja.

Vašega vprašanja ni na seznamu?

Rezervirajte termin →070 743 718info@aithena.co

Prenos opravil, ki jih danes delate ročno, na papirju ali v preglednicah, v sistem, ki podatke vodi sam. Ko je proces enkrat v sistemu, ga je mogoče tudi avtomatizirati, brez tega koraka pa ne.

Digitalizacija pomeni, da opravilo sploh pride v sistem. Avtomatizacija pomeni, da potem teče brez človeka. Vrstni red je pomemben: avtomatizirati ročni postopek, ki ga nihče ni prej uredil, pomeni le hitreje ponavljati napako.

Odvisno od tega, koliko procesov zajamemo. En sam postopek, na primer prevzem povpraševanj ali izdaja računov, je praviloma vprašanje dni. Celotno poslovanje je vprašanje mesecev in ga delamo po delih, ne naenkrat.

Praviloma ne. Najprej pogledamo, kaj že imate in ali se da povezati. Zamenjavo predlagamo samo takrat, ko obstoječi program povezave ne omogoča ali vas dejansko ovira.

Ne. Pri strankah, kjer smo prihranili največ, je delo ostalo istim ljudem, odpadlo je prepisovanje. Pri eni avtomatizaciji je to pomenilo 90 ur na mesec manj ročnega dela ob istem obsegu in isti ekipi.

Opis enega postopka, ki vas najbolj boli, in dostop do orodij, ki jih pri njem uporabljate. Začnemo pri enem, ne pri vseh, ker se tako najhitreje vidi, ali se splača nadaljevati.

Pri popisu, kako danes teče delo in kje se ustavlja. Šele nato se odločimo, kaj postaviti. Program, ki reši napačen problem, je najdražji način, da ostane vse po starem.

Ne. Uvajamo po korakih, en proces naenkrat, s povratkom nazaj, če se zatakne, in z ljudmi, ki se naučijo sproti.

Odvisno od števila procesov in orodij, ki jih je treba povezati, zato ceno vedno določi popis. Delo se obračuna po ponudbi ali po urni postavki 35 evrov. Okvirne cene vseh storitev so na ceniku.

Iz našega bloga

Kje digitalizacija najhitreje pokaže učinek

AI

GEO optimizacija v praksi

Kako uredite vsebino, da jo AI iskalniki najdejo, razumejo in pravilno opišejo.

Preberite →

Rezervirajte termin

Povejte, kje ste, in dogovorimo se za klic

Uvodni klic traja približno petnajst minut. Pogledamo vaše stanje in povemo, kaj je pri vas smiselno narediti prvo.

Ponudbo po postavkah prejmete isti ali najkasneje naslednji dan po klicu, ne teden dni pozneje z drugačnimi številkami. Če ocenimo, da se vam storitev ne splača, to povemo pred ponudbo.

  • Odgovorimo vsak dan med 9:00 in 21:00
  • Brez vezave in brez naročnine na klic
  • Če vam ne moremo pomagati, vam to povemo takoj

Raje pokličete? 070 743 718, WhatsApp ali info@aithena.co

Pošljite povpraševanje →

Certificirana strokovnost

GoogleAI Essentials
GoogleAnalytics
IBMData Science
n8nAvtomatizacija